张秋民：行政管理人员五项修炼

课程背景：

身处当今瞬息万变的VUCA时代，组织的生存和发展与员工的综合能力素质息息相关。无论是复杂行政管理系统的有序运行，还是对团队员工间相互依存的高度依赖，都在考验着组织及其员工的综合管理能力，一个优秀的职场人士要具备五力，即伏案能写，上台能讲，与人能处，遇事能办，律己能严。

新时代行政办公人员，面临前所未有的挑战，工作事项更加繁杂，服务的对象更加多元，要求的技能更加全面，我们就必须要成为一个多面手，要能说会写善沟通，办文办事办会样样精通。然而公文写作、沟通协调、会务安排、待人接物、化解矛盾、解决问题等事无巨细，头绪繁多，要么被湮没在文山会海中，要么疲于在各部门、各领导间协调沟通，要么强作笑颜商务应酬，这些烦恼何时了？

有没有一些行之有效的方法和工具，甚至是一些套路、模板和捷径让我们的工作有序、有趣、有效？

为此，我们特别为存在上述困扰的行政办公人员量身定做了本次课程，围绕行政管理必备的“5力”模型重点展开，提供具体方法和工具落地。通过集中训练，学会从杂、乱、累中解放出来，全方位提升受训人员职业化认知水平和实操能力，快速实现“小白”到“专家”的华丽转身。

课程收益：

1. 理清行政管理的关键点及角色定位

2. 快速掌握公文写作的技巧与方法

3. 提升公众演讲能力，练就好口才

4. 理顺职场领导同级及下属三级人脉

5. 培养全局思维，提升解决问题能力

6. 高效会务组织与管理

7. 打造职业形象，掌握职场必备礼仪

8. 掌握有效时间管理的方法

课程特色：

1.专业——讲师曾在大型国企从事办公室工作18年，有着丰富的行政管理经验

2.通透——追根溯源，将相关理论讲透彻，让学员知其然，更知其所以然

3.实用——课程汇总了很多职场经验，提供了诸多案例与方法，方便借鉴，拿来即用

4.有趣——讲故事、做游戏、小组PK、案例分析、情景模拟，让培训与枯燥说拜拜

课程时间：2天，6小时/天

授课对象：中基层管理人员、后备干部、办公室主任、文秘、行政管理人员、会务人员、接待人员

授课方式：

1.主题讲授；

2.角色扮演；

3.案例研讨；

4. 提问互动；

5 分组PK

课程大纲

导入：行政管理职责要求与特性

一、 行政管理的基本概念

1. 5大职能

2. 工作特点

3. 职责范围

二、职能特性

1. 政策性强

2. 工作内容的无形性

3. 被动性和突发性

4. 缺乏统一评价的标准

第一讲：行政管理第一项修炼 伏案能写——公文写作五步技法

一、公文写作第一步——明主旨

1. 如何准确抓住公文的主旨

2. 为什么院长说我“没写到点子上”

3. 为什么说三等的秘书记录，二等的秘书补充，一等的秘书创作

4. 领会领导意图四步法

5. 四类文书写作应该传递的价值

6. 常见六种文书的正确基调

7. 公文主旨的五种表达方法

8. 如何做到“结论先行”

9. 如何拟标题——SPA法则

案例：我替院领导写序言

这个总结没结论

电邮标题的对与错

思考与练习：如何拟定工作总结的大小标题

二、公文写作第二步——选材料

1. 材料的五种特性

2. 材料从哪来——内萃外取

3. 材料怎么收——15种搜集材料方法

4. 收集材料的五种意识

5. 材料怎么用——“移花接木”“大块拼接”“改造翻新”

6. 如何“增”“减”“变”

7. 从作者逻辑转换为读者逻辑

案例：巧改“三亮 三比 三无”

【工具与模板】年终总结-金字塔结构示范

院长办公会会议记录-金字塔结构示范

医院日常业务工作计划-金字塔结构示范

医院专项活动方案-金字塔结构示范

附送：

1. 各类材料来源：百度、搜狗、微信、知乎、微博、知识付费平台、网盘

2. 资源推荐：PPT模板、图片资源、图标资源、字体资源、文档分享、视频资源

三、公文写作第三步——理结构

1. 标题

1) 法定公文标题三要素

2) 标题换行的要求

常见错误例析

2. 起首：10种经典的开头

示例：常见公文及事务文书开头

3. 结尾：9种常用结尾方式

示例：上行文、平行文、下行文结尾模式化套语，常见事务文书结尾

4. 层次

模板：6种思维顺序排布

5. 段落

1) 划分方法

2) 划分要求

3) 遵守3个“凡是”

案例：《一份培训需求汇报》

6. 过渡与照应

1) 四种过渡方式

2) 三种写作照应

四、公文写作第四步——用语言

1. 准确

1) 引发歧义与褒贬失当

2) 四招学会使用“质感”的语言

案例：常见公文语言错误辨析

2. 庄重

1) 公文语言“六个不用”

2) 口语与书面语

3. 严谨

1) 何为严谨

2) 如何做到语言严谨

4. 简明

1) 如何做到言简意赅

2) 常见错误例析

5. 平实

1) 平实语言的力量

2) 常见修辞手法的运用

案例：《一碗油盐饭》

6. 得体

1) 如何做到“达上意”“说价值”“顾下情”

2) “废话”与“口语”

案例：总理巧引《观操守》

附：常见公文用语简表

7. 创新

案例：“诊所定律”

附：创新写作素材

五、 公文写作第五步——作修改

1. 公文“四核”

2. 文不厌改

1) 常见易混词与错别字50例

2) 8种计量单位的正确使用

3) 常见标点符号错用18例

4) 数字使用的11个场景

5) 常见7类语法错误

案例：公文写作经典错误例析

附：常见公文的写作模板：通知、通报、请示、报告、会议纪要、工作总结、工作计划、工作汇报

【思考与拓展】AI（人工智能）与公文写作

第二讲：行政管理第二项修炼 上台能讲——舌灿莲花出口成章

导入：什么样的演讲才算好？如何克服紧张？

视频赏析：女人永远是最佳辩手

【工具】克服紧张的万能公式

一、 演讲开头银瓶炸裂

1. 开场白的常规流程

2. 开场原则

3. 开场的核心

4. 引起兴趣的7个底层逻辑

5. 开场的8种具体方法

【案例】

***“一带一路高峰论坛”演讲开场

《勇敢的心》威廉·华莱士的阵前演讲

《穹顶之下》

【情景练习】及参考话术

6. 常见8种开场方法

1) 开宗明义式

2) 故事笑话式

3) 展示物件式

4) 引用格言式

5) 自我介绍式

6) 提问式

7) 悬念式

8) 抒情式

二、 演讲结尾一锤定音

1. 结尾的常规流程

2. 一锤定音的8种方法

1) 点睛升华

2) 做出承诺

3) 首尾呼应

4) 使用箴言

5) 号召行动

6) 重新审视

7) 愿景激励

8) 全场互动

【案例】

***在气候峰会上的讲话

卢新宁回母校毕业典礼致辞

【情景练习】

三、 演讲主体掷地有声

1. 左脑定框架

1) 时间框架：一种使人放松的架构，让时间帮你推进表达；

2) 空间框架：一种随处可用的结构，让你的表达形象生动；

3) 支点框架：一种让你的表达呈现稳定，客观，审慎的结构；

4) 钟摆框架：一种能够照顾多方观点，创造双赢结果的结构；

5) 变焦框架：一种让表达呈现多元化，并使焦点突出的结构；

6) 递推框架：一种根据逻辑层层推进，让语言呈现出无可辩驳的结构。

【案例】《见字如面》《论持久战》《荷塘月色》《匈牙利图》

【练习】

2. 右脑加刺激

1) 对比刺激：通过对比，让你的表达犀利无比；

2) 视觉刺激：让你的思想可视化，让你的表达引人入胜；

3) 节奏刺激：隐含在表达中的节奏引起听众的共鸣；

4) 比喻刺激：不是机械的教条，使用比喻让听众自己说服自己；

5) 情绪刺激：你的思想通过情绪的波动来传递，让你的听众停留在情绪度量表上的任何位置。

6) 幽默刺激：让听众着迷，专心投入的“乐趣因素”；

《钟山说事》《哀伤的五个阶段》

【练习】全脑结合

四、 即兴演讲

1. 即兴演讲的特点

2. 即兴讲话应符合的8个标准

3. “三讲“

4. 策划即兴演讲4步法

5. 5种必备思维

6. 整体布局与层次安排

7. 即兴演讲常用技巧

1) 讲话前的准备

2) 常见技巧

3) 巧妙自我介绍

4) 即兴谈感想的六大法宝

5) 即兴演讲的黄金三段式

6) 即兴演讲万能公式1

7) 即兴演讲万能公式2

8. 即兴演讲具体场景

1) 如何在会议场合自信发言

2) 没有准备突然被叫起来发言

3) 被表扬上台发言

4) 会议补充发言

5) 聚会上台发言

6) 观点分歧发言

7) 别人快说完了，马上轮到自己

8) 发言靠后，发现自己想讲的被别人讲完了

9) 会议主持发言

10) 邀请领导上台讲话

11) 会议结束万能公式

12) 大气磅礴的结尾

13) 万能总结法

练习：一分钟自我介绍

第三讲：行政管理第三项修炼 与人能处——理顺人脉左右逢源

一、成为上级的得力干将

1．与上级相处的原则

1) 班子文化：一把手负责制

2) 让上司随时了解你的工作

3) 不要拖延坏消息

4) 提出问题要有根有据有解决方案

5) 提建议点到为止，最好先呈上书面报告

6) 别计较个人得失，谦逊而不张扬

7) 遵循领导体系，不要越级汇报

8) 做到“合而不同”

2．与上级相处的方法

1) 为上司承担责任

2) 为上司处理各种麻烦，为上司“挡驾”

3) 在员工面前为上司说好话

4) 确定上司喜欢的交流方式

5) 说服上级的6个技巧

6) 挨上司骂的9个要领

【测试】如何从眼神看出他的心思

【思考与练习】还差三个名额

【经验总结】和上级沟通时的8个建议

二、成为同级的亲密伙伴

1．与同级相处的原则

1) 不要侵犯同级的“领地”

2) 切勿画地为牢，挤兑同僚

3) 尽量减少矛盾和摩擦。

4) 互相帮助不拆台

【分析与思考】如何避免扯皮推诿？

2．与同级相处的禁忌

1) 在同级面前说上司坏话

2) 插手同级的事务

3) 随便与同级交心

4) 在同级面前过于张扬

3．与同级相处的核心逻辑

1) 同级沟通“八戒”

2) 求助与拒绝的技巧

【思考与练习】如何学会赞美

【模型与工具】情感账户，平行沟通的万能公式

三、成为下属蔽荫的大树

1. 与下属友好相处的原则

1) 接受下属

2) 赞同下属

3) 赏识下属

4) 批评的技巧

2. 与下属相处的方法

1) 树立一个好的形象

2) 放下你的架子

3) 体谅下属

4) 要有一点幽默感（幽默的十个技巧）

5) 把一碗水端平

6) 与下属保持良好的沟通

7) 处理好与老员工的关系

3. 与下属相处的禁忌

1）放纵你的下属

2）不要宽待自己苛责别人

3）不要当面一套背后一套，忌当面表扬，背后指责

4）不要掩饰自己的缺点与短处

5）随口许诺，言而无信

6）老挑你不喜欢的人的毛病

7）与某些下属的关系过于亲密

4. 学会授权

1) 合理授权的核心逻辑

2) 四种人CAI

3) 合理授权的常见问题

4) 合理授权的四个层次

5) 合理授权的三大分类

6) 不同类型下属的培养方式

【案例】太公十察，李云龙的沟通艺术，乾隆与和珅，巴林银行的倒闭

【工具与模型】向下沟通的万能公式

5. 培养唱反调的人

1) 能力与态度

案例1：刘强东的五类员工

案例2：牛根生的用人原则

2) 思考态度与做事态度

6. 善为老师

1) 领导者的三种角色

2) 学校教育与领导力

3) 领导者当老师的五个层次

【案例】从优秀到最差——惠普总经理的错愕与困惑

第四讲：行政管理第四项修炼 遇事能办——运筹帷幄赢在执行

导入：如何实现领导、管理、执行三者的统一

【案例】小张、小王、老赵三个人的执行本质有何不同

一、 直面问题

1. 领导与领导力

2. 挺身而出，承担责任

口诀：“我来”“让我来”“跟我来”

案例1：南多的领导力

案例2：毛主席的领导力

3. 领导与管理

1) 技术性问题与挑战性难题

2) 做正确的事与正确地做事

讨论与思考：希特勒是否具备领导力？

二、 结果与执行

1. 态度、职责、任务与结果

2. 什么是结果

3. 客户满意的三要素

4. 为什么要做结果

1) 结果思维1：外包思维

2) 结果思维2：分解思维

3) 结果思维3：底线思维

4) 结果思维4：角色思维

5. 结果心态三要素

【领导型秘书模型】

【案例】拼命三郎小李的故事

【案例】舒乐博士建教堂

【案例】《致加西亚的信》

三、 高效三阶段会务管理

导入：会议效率低下的原因

案例：《罗伯特议事规则》十二条

1. 会前：准备细密

1) 策划

2) 通知

3) 备料

4) 布场

〔工具分享与运用〕会议准备之“莲花宝典“

2. 会中：合理控制

1) 关键事项

2) 时间安排

3) 四种角色的职责（主持人，记录人，与会者，领导）

4) 会议结束

3. 会后：跟进到位

1) 公布决议

2) 跟进督办

工具：重点工作督办表，催领导，催同级，催下级

3) 改善提升

第五讲：行政管理第五项修炼 律己能严——不断精进做到更好

一、 反思失败

1. 组织要学会聪明的失败

1) 及早发现失败

2) 鼓励报告失败

3) 深入分析原因

4) 主动实验失败

2. 七种失败

1) 好的失败

2) 正常的失败

3) 坏的失败

【口诀】“失败了？恭喜你！”

二、 掌控情绪

1. 情绪辨认

2. 情绪管理

1) 情绪的本质

2) 情绪的六种类型

【分析与思考】如何管好身边人？如何管理自己的情绪？

【案例】苏东坡与佛印，诸葛亮《诫子书》，庄子“用心若静”

三、 成为自己

【案例】三个石匠的寓言

1. 心智模式

1) 二元对立

2) 力求公平

3) 相对主义

4) 个人整合

2. 三环模型

1) 擅长-做强

2) 热爱-做久

3) 机会-做大

【口诀】“为什么？”

四、 打造完美职业形象

1. 行政礼仪应遵循的原则

2. 男士仪容规范

3. 女士仪容规范

4. 着装六戒

5. 仪态礼仪

五、 礼貌礼节与接待礼仪

1. 学会赞美

2. 微信礼仪

3. 位次礼仪（握手、介绍、行走、座次、电梯，乘车）

4. 会议礼仪

5. 用餐与酒宴礼仪

附送：各场合祝酒词示例与套路

六、 时间管理

课程导入：时间特性本质

游戏体验：透过撕纸看人生，时间都去哪儿了

1. 时间管理原则

1) 目标原则 (厘清要做什么事情)

2) 8020原则 (明确时间分配比例)

理论模型:七法则科学设定目标(CC-SMART)

2. 时间管理方法

1) 四象限法（明确先做后做的排序）

2) 日志追踪法（解决忘记做的问题）

工具：逆向思维三步法，18分钟时间管理法，授权改善法，GTD时间管理五步法

3. 时间管理妙招

1) 创造时间

【公式】创造时间的公式

2) 传媒斋戒

3) 消灭拖延

工具：如何养成微习惯，时间管理降龙18掌

4. 五种时间——我们到底想要什么样的生活

1) 五种时间的前世今生

【工具】“重要不紧急” VS“紧急不重要”

【案例】运动员的生存时间

2) 把“体验清单”变成“创造清单”

3) 折叠时间，构建自己的时间花园

4) 时间分配的标准

5) 人生的四种基本模式

6) 工作和生活更好阶层的标志

要点回顾、现场答疑、好书推荐、行动建议、优胜颁奖