李彩玉：引导式高效会议管理及活动策划

课程背景：

互联网+新时代，文秘岗位在组织发展中的作用越来越重要。不仅要承上启下、联系内外、沟通左右，更要具备“三要”：要胸怀大局，要爱岗敬业，要志存高远，同时，更要切实做到“三个转变”：一是由一般性文秘服务向参谋性服务转变；二是由传统办文办会办事向信息化、智能化、成效化转变；三是由低水平文秘工作向高质量卓越行政文秘工作转变。

如何实现“三要三转变”？各级文秘人员一定要提高适应新时代、实现新目标、落实新部署的能力。将各级组织思想内化于心、外化于行，做到学思用贯通，知信行统一，筑牢文秘工作的根基。当然，做好新时代行政文秘工作没有任何捷径可走，唯有——勤学苦练。精心完成份内的每一项工作，如会议管理、活动策划等，只有这样行政文秘工作者才能面对事无巨细、纷繁复杂的行政工作，不至于忙得团团转，更不会无法体现自己工作成果，无法实现自身价值。

究竟该如何高效的完成会议管理、大型活动的组织、策划呢，本课程从会议管理的认知入手、重点分享文秘人员在会议及活动策划中的角色定位、会议的流程、活动策划的流程等。再详细讲述如何掌握从会议准备、会议主持、会议讨论、会议总结到会议追踪的高效会议管理技巧，从而达到“会而议、议而决、决而行、行而果”的高效会议管理的目的。

课程结构模型：

课程收获：

u 厘清思路，找准定位，明确在会议及活动中的角色；

u 了解会议，重新起程，明确各项会议的形式及特点；

u 了解活动，精准分析，确保每一次活动都圆满成功；

u 精心准备，细节管理，确保会议及活动的顺利开展；

课程时间：

1-2天，6小时/天

授课对象：

办公室文秘人员

授课形式：

讲解45%、课堂互动15%、案例15%、实操练习15%、工具10%

课程大纲

第一讲：认知篇-认识企业的会议

一、会议的意义

1、是一个集思广益的渠道

2、显示组织或部门的存在

3、是重要的群体沟通方式

二、会议的目的

1、开展有效的沟通

2、资讯/信息传达

3、掌握员工的工作进展

4、达成协议、解决问题

5、决策和资源共享

6、开发创意

7、激励员工的士气

8、巩固管理者地位

三、会议的种类

1、按人数分

u 团体会议

u 一对一会议

2、按方式分

u 面对面会议

u 电话会议

u 视频会议

3、按目的分

u 固定的部门会议

u 突发事件处理会议

u 人事任免会议

u 集思广益会议

4、按会议性质分类

u 法定性或制度规定性会议：如党代会、人代会、职代会、妇代会、股东大会等。

u 决策性会议：如常委会、党组会、理事会、行政会、董事会等

u 工作性会议：如动员大会、工作布置会、经验交流会、现场办公会、总结会、联席会、座谈会、协调会、务虚会等。

u 专业性会议：如研讨会、论坛、听证会、答辩会、专题会、鉴定会等。

u 告知性会议：如表彰会、纪念会、庆祝会、庆功会、命名会等。

u 商务性会议：如招商会、订货会、贸易洽谈会、观摩会、广告推介会、促销会等。

u 联谊性会议：如接见、会见、茶话会、团拜会、恳谈会、宴会等。

u 信息性会议：如新闻发布会、记者招待会、报告会、咨询会等。

小组讨论：公司会议种类与召开的存在的问题

第二讲：定位篇-卓越文秘在会议及活动中胜任标准

一、角色定位要清晰

1、会议中的角色

u 会议统筹者

u 会议参与者

u 会议主持人

u 会议发言人

u 会议记录员

u 信息收集员

u 信息整理员

u 后勤服务者

u 会议策划者

2、活动中的角色

u 活动主持人

u 活动策划者

u 活动执行者

u 方案专家

u 节目演员

u 啦啦队队长

u 节目导演

u 节目编剧

u 后勤支持

u 保卫

二、灵活运用语言及非语言表达

1、语言表达精准

案例：王子和公主的故事

2、肢体运用得体

互动：猜猜图中人物地肢体语言代表什么？

工具：肢体语言

三、高水平的人际沟通能力

案例：透过现象看本质-管理真谛是沟通。

1、沟通中传递文化。

u 什么是沟通；

u 沟通的重要性；

u 沟通中的四种障碍；

2、组织沟通四层级；

u 对上级四有汇报：有归纳、有成绩、有问题、有对策

案例：汇报四有流程

u 对下级正式沟通：传递责任、及时、准确、一步到位；

案例：猴子管理法 /三个秘书的传达艺术

u 对同级平行沟通：解释一个跨字解决问题。

u 非正式环境沟通：造势、造梦、造未来

案例：“阿里巴巴”的梦想。

3、内部客户-上司服务

u 有效安排日程：

案例分析：一位总经理的日程安排

u 合理安排约见

u 技巧进行挡驾

u 及时督促活动

u 电话管理

u 印信保管

4、沟通技巧提升

u 思路清晰

u 风格明快

u 语气肯定

u 语调自然

u 善于倾听

案例分析：述事有方的技巧

四、会议中人际关系处理四技巧

1、3分钟识别对方行为风格

2、与人沟通的四个高效技巧

3、凡事都有四种解决的方案

4、学会四种换位思考的技巧

工具：火眼精金-秒识人

第三讲：实战篇-如何高效的完成会议

导入：会议三种致命伤

u 主持人的技能

u 会议的地点

u 会议的准备工作

一、高效会议的八个特征

1、充分准备

2、拟定分发议程表

3、选择有价值的人

4、良好的记录

5、一切按部就班

6、遵守时间

7、只在必要时召开

8、归纳与执行

二、高效会议的规范

1、时间安排方面的规范

2、固定的会议流程规范

3、会议本身要遵守的十个规则

（1）参会者将工作安排时间表交给会议安排主席

（2）超过1小时的会议应有书面通知

（3）所有参会者都要准备发言的心态

（4）会议要能准时开始，准时结束

（5）负责人对决议能否达成负直接责任

（6）在会上要维护别人的尊严

（7）要有人提出不同的意见

（8）会后要能拿到书面的记录

（9）参会者要履行反馈职责

（10）要请第三方监控会议质量

三、高效会议的流程

1、会议准备的1H5W法

u H---How 怎么样开会

u W---Why 为什么开会

u W---What 开什么样的会

u W---When 何时开会

u W---Who 谁来参加会

u W---Where 在哪儿开会

2、会议准备的内容

工具表单：会议准备工作核对表

3、主持人如何做会前准备

u 设定沟通目标

u 制定行动计划

u 如何应对争执

u 进行SWOT分析

工具：SWOT分析

4、会议沟通的技巧

u 听的技巧

u 说的技巧

u 反馈的技巧

5、会议后的工作

u 整理与会人员发言记录

u 将会议记录上报给相关领导

u 跟进会议决策的相关工作

u 向上级反馈会议执行的情况

案例：九段秘书工作法

练习：请为该公司设计一个会议流程

第四讲：实战篇-如何高效的进行活动策划

一、活动的形式的选择

1、文娱类：卡拉OK比赛、大合唱、生日会

2、棋牌类：象棋、围棋、五子棋

3、体育类：各类球赛

4、学习竞技类：辩论赛、拓展培训

5、晚宴类：客户答谢会、公司/集团年终晚会

二、活动策划的要求：如公司年会

1、企业年会策划目的

2、企业年会时间安排

3、企业年会人员管理

4、企业年会地点选择

5、企业年会餐饮管理

6、企业年会节目策划

7、企业年会节目编排

8、企业年会亮点策划

9、企业年会活动流程安排

案例：某上市企业年会活动的安排

三、大型活动的流程及注意事项

1、活动的准备阶段

u 活动方案的选择

u 活动的方案策划：

案例：某集团年终晚宴的前期准备

u 收集活动嘉宾及参与者信息

u 活动小组人员任务分工

u 活动经费的准备

u 活动的相关物料准备

u 活动道具的准备

u 活动场地的安排

u 活动的紧急预案准备

u 活动收尾工作的注意事项

2、活动的实施阶段

u 嘉宾座位的安排

u 领导的发言安排

u 主持人及演员的现场管控

u 如何活跃现场气氛

u 抽奖环节的安排

u 兑奖的现场管控

u 节目评比的安排

3、活动的结束阶段

u 合影安排

u 活动现场的5S管理

u 活动结束后的复盘

演练：请为该公司设计一个活动方案，并请写出细节管控。