李彩玉：成就好参谋——卓越文秘的综合技能提升

课程背景：

互联网+新时代，企业HRBP在组织发展中的作用越来越重要。不仅要承上启下、联系内外、沟通左右，更要具备“三要”：要胸怀大局，要爱岗敬业，要志存高远，同时，更要切实做到“三个转变”：一是由一般性管理者服务向参谋性服务转变；二是由传统HR办事向信息化、智能化、成效化转变；三是由低水平管理者工作向高质量HRBP工作转变。

 

如何实现“三要三转变”？各级文秘人员一定要提高适应新时代、实现新目标、落实新部署的能力。将各级组织思想内化于心、外化于行，做到学思用贯通，知信行统一，筑牢文秘工作的根基。当然，做好新时代文秘工作没有任何捷径可走，唯有——勤学苦练。提升写作力，磨合沟通力、强化成本意识等一定能促成实现“三要三转变”。

 

只有这样文秘工作者才能面对事无巨细、纷繁复杂的行政工作，不至于忙得团团转，更不会无法体现自己工作成果，无法实现自身价值。本课程结合多年的从业经验，旨在通过系统实用的卓越五力训练，解决文秘的工作困惑，实现“三要三转变”，提升工作成果，实现组织卓越成就。

课程收益：

v 写作力：文书表达清晰有力，档案管理井然有序；

v 沟通力：内外沟通八面玲珑，待人接物面面俱到；

v 推行力：日常服务高效给力，事务统筹保障到位；

v 学习力: 精通会务管理实操，提升企业管理水平；

课程时间：

2天 6小时/天

课程对象：

行政管理工作者、董事会秘书、办公室职员

课程方式：

讲解分享、课堂互动、案例研讨、视频分享、实操练习、工具方法演练等

课程大纲

第一讲：找准定位——提升文秘综合素养履职

思考：文秘岗位给人第一感觉是什么？

视频解析：文秘究竟要做什么？看完视频请提炼关键词。

一、卓越文秘/助理的角我认知

1、管家

2、助手

3、人际关系协调者

思考：企业究竟需要什么样的文秘/助理？

二、卓越文秘/助理的十项职责

1、文书管理

2、人际关系协调

3、任务传达

4、会议管理

5、会议管理

6、印章管理

7、来访接待

8、员工辅导

9、行程安排

10、应急处理

三、卓越文秘的五项工作法则

1、摆正位置

2、积极主动

3、细心准确

4、严守秘密

5、谦虚有理

四、卓越文秘的胜任素质

1、3项基本素质

2、3项业务素质

3、3项专业素质

视频分析：同一件任务，不同的人为什么会有不同的结果 ？

第二讲：提升人际——融洽人际工作倍轻松

一、行政文秘的解码力；

（发现问题→思考问题→解决问题→总结问题）

视频：刘备如何能做大哥？向刘备学习沟通。

1、职场高效沟通的含义

2、职场沟通的6个重要性

3、职场沟通4项障碍分析

案例解析：职场沟通中的漏斗现象

二、组织沟通四层级

1、向上沟通4要领——有问题、有归纳、有成绩、有总结

案例：某公司董事会秘书如何获得10多位总经理的认同，她是如何做的？

小结：与上级沟通的7项基本法则、让上司认同你的6种方法

2、与平级沟通——对平级用好一个跨字

案例：不会沟通，同事变冤家

3、与基层员工沟通——6项重要法则

案例：某公司办公室文秘如何帮助上级管理员工情绪。

4、非正式沟通——3大关键行为

小组演练： 假如你是总经理秘书，总经理安排在明天上午9点开个会议，你会怎么做？

三、高情商协助上级管理部门工作

讨论：在日常工作中您是如何和部门协调工作的？

1、快速了解团队成员办事风格

u 第一种：指挥型的5个显著特点

u 第二种：人际型的5个显著特点

u 第三种：支持型的5个显著特点

u 第四种：完美型的5个显著特点

案例：《庆余年》VS《三国演义》

练习：请写出您团队下属及用人部门人员的行为风格倾向

2、高效管理催办他人工作的技巧

u 指挥型管理技巧

u 人际型管理技巧

u 支持型管理技巧

u 完美型管理技巧

案例：西游记师徒四人的时间管理

3、管理部门工作进度的二大法宝

u PDCA

u 5W2H

课堂案例：工作计划的制定

4、如何协助部门建立良好工作习惯

u 凡事计划的习惯——有计划不忙

u 清理整顿的习惯——简单断舍离

u 回顾评估的习惯——知而后能改

第三讲：注重礼节——提升质效加强行政工作

一、卓越行政管理个人品牌形象

1、重要的第一印象

案例：第一次约会

2、个人魅力形象

Ø 仪容

Ø 仪表

Ø 仪态

案例：魅力形象-男士篇VS魅力形象-女士篇

案例：国家领导人习大大及夫人出席会议场景

二、卓越行政管理魅力语言艺术

1、尊重

2、亲和

3、公正

4、专业

案例：学会像空姐一样与他人交流

Ø 微笑

Ø 亲和

Ø 真诚

Ø 自信

三、卓越行政管理魅力肢体动作

1、坐

2、立

3、行

4、走

推荐书籍：身体语言的密码

四、卓越行政管理的着装礼仪

1、服装选择的学问

2、鞋袜选择的学问

3、首饰佩戴的学问

案例分析：穿衣学问

你的形象价值百万

自我职业形象塑造

五、卓越行政管理的谈话礼仪

1、谈话形式

轻声细语

注重互动（尊重对方、避免歧义）

2、礼貌用语

万能用语

小练习：怎样致谢和致谦？

案例分析：谈话的不准和不谈

六、其他礼仪

1、电话礼仪

v 打电话的原则

v 接电话的原则

2、名片礼仪

v 名片的索取礼仪

v 名片的递送礼仪

案例分析：名片礼仪中的原则

3、座次礼仪

小练习：怎样安排座位？

4、餐桌礼仪

案例分析：酒桌上的潜规则

第四讲：精进业务——妙笔生辉提升公文写作水平

视频解析：诸葛亮作为”董事秘书”，他有哪些优点值得我们学习？

一、信息、文档管理与运用

1、信息收集

u 信息工作的基本要求和诀窍

u 收集信息工作的三个诀窍

u 信息的查实及传递

u 信息的储存与保密

思考：如何高效处理领导审批的文件?

2、文档管理

u 文档分类及储存的工作规范

u 文档查阅及分装的工作规范

u 文档销毁及保密的工作规范

3、档案的分类及管理

u 分类的方法

u 保管的流程

思考：如何妥善处理领导审阅文件，如何有效对档案进行分类及保管

二、工作报告写作能力提升 

1、工作报告的特点及种类

2、工作报告的格式 

3、工作报告的写作程序 

4、写好工作报告的技巧 

思考：如何对领导的文件进行预审、汇报重要内容，审批意见及原文件快速并精准反馈？

视频：为什么要成为领导的笔杆子？

三、会议记录写作能力提升 

1、公司会议的分类

思考：以上三种会议该如何准备，每个小组写出相应的流程

2、会前准备工作——20项核心内容

3、会议程序的步骤——3个阶段9项核心任务

4、会议记录和落实的要领 ——4项核心任务

四、通知、通告的写作技巧

1、明确目的与受众

（目的清晰、受众明确）

2、结构严谨，内容简明

（开头明确、主体具体、结尾完整、避免冗长）

3、语言规范，措辞准确

（使用正式语言、措辞准确、注意语气）

4、格式规范，排版整洁

（遵循格式要求、使用序号或列表、注意排版、校对无误）

五、通迅稿的写作技巧

1、明确主题与目的：

（突出主题、明确目的）

2、结构清晰，逻辑严密：

（采用倒金字塔结构、段落分明、逻辑严密）

3、内容真实，信息准确：

（确保事实无误、数据可靠）

4、语言生动，表述简洁

5、注重细节，体现专业

第五讲：完善会务——管理高效无扰彰显成效

导入：重大会务活动的重要性

一、会务准备阶段

1、明确会议目的与主题

Ø 确定会议目标

Ø 选定会议主题

Ø 制定会议议程

2、策划与预算

Ø 制定会务策划方案

Ø 评估资源需求

Ø 编制会议预算

3、场地与设施选择

Ø 考察会议场地

Ø 确定场地设施需求

Ø 签订场地租赁合同

4、参会人员邀请与管理

Ø 确定参会人员名单

Ø 发送邀请函

Ø 参会人员信息管理

5、物料准备与布置

Ø 设计与制作会议物料

Ø 布置会场

Ø 准备会议用品

6、宣传与推广

Ø 制定宣传计划

Ø 制作宣传材料

Ø 利用媒体与社交平台推广

7、餐饮安排

8、交通安排

9、住宿安排

10、应急预案制定

Ø 识别潜在风险

Ø 制定应对措施

Ø 组建应急小组

二、会务实施阶段

1、注册与签到

Ø 设立注册台

Ø 参会人员签到

Ø 发放会议资料

2、开幕式与主持

Ø 主持人开场致辞

Ø 领导致辞

Ø 介绍会议日程

3、议程执行与管控

Ø 严格按照议程进行

Ø 监控会议进程

Ø 确保会议质量

4、茶歇与餐饮安排

Ø 安排茶歇时间与地点

Ø 提供餐饮服务

Ø 确保食品安全

5、互动与交流环节

Ø 设计互动环节

Ø 鼓励参会人员交流

Ø 营造良好氛围

6、闭幕式与总结

Ø 主持人总结会议成果

Ø 领导致闭幕词

Ø 颁发奖项（如有）

7、后续跟进与服务

Ø 收集参会人员反馈

Ø 整理会议资料

Ø 提供后续服务支持

三、会务复盘阶段

1、评估会议效果

Ø 分析会议目标达成情况

Ø 评估参会人员满意度

Ø 识别会议亮点与不足

2、总结经验教训

Ø 梳理会议筹备与执行过程中的得失

Ø 分析成功与失败的原因

Ø 提炼可复制的成功经验

3、提出改进建议

Ø 针对会议不足提出改进措施

Ø 完善会务策划方案

Ø 优化会务管理流程

4、编制复盘报告

Ø 编写会议复盘报告

Ø 分享复盘成果与经验

Ø 为下一次会务活动提供参考